Lean Administration – mehr Ergebnis mit weniger Aufwand 2015

Nachbericht zum Seminar „Lean Administration – mehr Ergebnis, weniger Aufwand“ vom 18.11.2015

Nachdem viele Unternehmen in der Produktion bereits schlanke und flexible Prozes-se eingeführt haben, rücken die administrativen Abläufe immer mehr in den Vordergrund. Denn auch hier geht es um Reaktionsgeschwindigkeit, Produktivität, fehlerfreie Abläufe und nicht zuletzt zufriedene Mitarbeiter. Wie administrative Prozesse erfolgreich verschlankt werden, zeigt das Seminar „Lean Administration“ – mehr Ergebnis, weniger Aufwand“ am 18. November in Recklinghausen.

Ingo Laqua, Geschäftsführer von CIM Aachen, eröffnete die Vortragsreihe unter dem Titel „Potentiale erkennen – Verschwendung vermeiden“. Als zentralen Erfolgsfaktor für nachhaltig schlanke Prozesse in der Administration, sieht er, Lean Administration als Führungsprinzip zu erkennen. Dies bedeutet einerseits das Commitment der obersten Leitung zu Lean. Andererseits gilt es eine Führungskultur zu etablieren, die die Mitarbeiter befähigt, Wertschöpfung von Verschwendung zu unter-scheiden. Darüber hinaus muss die (Aufbau-) Organisation darauf ausgerichtet werden, verschwendungsfreie Prozesse zu leben. Rein funktional aufgebaute Hierarchiestrukturen bewirken hier in vielen Unternehmen immer noch Abteilungsbarrieren und Reibungsverluste. So wurde dann auch die Frage, wie gut ein Organigramm auf die Prozesslandkarte eines Unternehmens passt, kontrovers diskutiert.

Dr. Matthias Lenord, CEO bei Lenord, Bauer & Co GmbH, wies in seinem Vortrag darauf hin, dass die Verankerung von Lean in der Unternehmensstrategie von elementarer Bedeutung ist und knüpfte damit an die Aussagen des Vorredners an. Lenord + Bauer beschäftigt sich nach der erfolgreichen Einführung eines Produktionssystems in 2007 seit drei Jahren mit schlanken Abläufen in der Administration. Nach einem ersten Pilotprojekt, in dem die Auftragsabwicklung optimiert wurde, kam Dr. Lenord neu in das Unternehmen und erkannte die Notwendigkeit, dieses Thema in die Strategiediskussion aufzunehmen. So wurden in einem systematischen Ansatz, die Prozesslandkarte bewertet, SWOT-Analysen durchgeführt und eine schlanke Lean-Organisation eingeführt. Die Akzeptanz bei den Mitarbeitern wurde u.a. durch die aktive Einbindung in die Stärken-/Schwächen-Analyse sowie durch ein Planspiel gesteigert. Dr. Lenord beendete seinen Vortrag mit einem Zitat von Antoine de Saint-Exupery: „Wenn Du ein Schiff bauen willst, dann trommle nicht Männer zusammen, um Holz zu beschaffen (..), sondern lehre die Männer die Sehnsucht nach dem weiten, endlosen Meer.“

Im dritten Vortrag des Tages berichtete Klaus Rodehüser, Leiter des Auftragszentrums bei der Schulte-Henke GmbH, von seinen Erfahrungen bei der Einführung eines Auftragszentrums. Nach einem Wechsel in der Geschäftsführung war das Unternehmen gefordert, Durchlaufzeit zu verkürzen und den Durchsatz in der Administration bei gleicher Personalstärke zu verdoppeln. Zur Umsetzung dieser Ziele musste auch die Administration drastisch verschlankt und optimiert werden. Innerhalb von 10 Wochen wurde ein Sollkonzept erstellt und umgesetzt. Die Segmentierung der Produktpalette (Steuerung der Komplexität) war dabei ein wesentlicher Aspekt zur Verschlankung der Prozesse. So wurden zunächst die Artikel in die Gruppen „Standard“, Standard+“ und „Sonder“ klassifiziert. Anschließend wurde die Organisation dahingehend angepasst, dass für diese Typen Teams gebildet wurden, die entsprechend der Aufgabenstellung besetzt sind. „Die Ziele wurden nahezu alle erreicht und teilweise sogar übertroffen“. Als Beispiel nannte Rodehüser, dass die Durchlaufzeit im Bereich Standard von 8 Tagen auf einen Tag reduziert werden konnte.

Als nächster Referent trat Jürgen Veithen, CFO bei NMC, Eynatten (Belgien) vor die Seminarteilnehmer. Er berichtet über die Konzeption, Durchführung und Erfolge von Drive3, einem unternehmenseigenen Synonym für die Implementierung von schlanken Prozessen. Drive3 steht dabei unter anderem für Exzellenz in Qualität, Service und Kosten bzw. deren optimaler Balance. Bereits zu Beginn ging NMC den unkonventionellen Weg, dass sich die Mitarbeiter intern für eine erste Lean Administration-Schulung bewerben konnten. Ziel war es, motivierte Mitarbeiter zu identifizieren, die anschließend den Lean-Gedanken im Unternehmen multiplizieren. Operativ wurde dann der Bereich Architecture & Design nach Lean-Gesichtspunkten optimiert. Nach einer IST-Analyse und einer Definition des SOLL-Zustands, wurde das Ziel gesteckt, bereits 9-12 Wochen nach Projektstart, erste Ergebnisse vorweisen zu können um das Projekt nicht einschlafen zu lassen und möglichst viele Mitarbeiter „abzuholen“. Hierbei ergaben sich insgesamt 31 Kaizen- Workshops, deren Potenziale innerhalb von 6 Monaten vollständig realisiert werden konnten. Als Ergebnis der Maßnahmen nannte Veithen u.a. die Verkürzung der Exportzeit von durchschnittlich 17 auf 7 Tage und der Bearbeitungszeit von 1,2 auf 0,5 Tage sowie einige Personaleinsparungen, die aber stets aus Versetzungen oder nicht ersetzten Pensionären resultierten, nicht aus Entlassungen. Als groben „Schnitzer“ gesteht es sich Veithen ein, dass NMC nach dem ersten Projekt ihren Lean Champion wieder in die Linie eingliederte, weshalb der Fortschritt in jüngster Zeit etwas ins Stocken geriet. Dies wird aber zukünftig revidiert.

Zu guter Letzt fasste Anatol Löwen, Projektleiter bei CIM Aachen, die Erkenntnisse aus unzähligen Beratungsprojekten mit Fokus auf dem Lean Office zusammen. Das Lean Office definiert CIM Aachen als den sichtbaren Reifegrad schlanker Prozesse in der Organisation: motivierte Mitarbeiter, sichtbar umgesetzte Maßnahmen, An-wendung wirksamer Methoden und Tools zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit. Die-se Aspekte werden auch in Arbeitskreisen von CIM Aachen diskutiert und mit Fallbeispielen belegt.

Zusammenfassend resümierte Laqua am Ende des Veranstaltungstages, dass die vorgetragenen Beispiele belegen, wie viel Potenzial in Unternehmen noch vorhanden ist und wie sich dies durch einen systematischen Ansatz realisieren lässt.

Downloadbereich (für Teilnehmer)

Referenten

Ingo Laqua, CIM Aachen GmbH
Dr. Matthias Lenord, Lenord, Bauer & Co. GmbH
Klaus Rodehüser, Schulte-Henke GmbH
Jürgen Veithen, NMC sa
Anatol Löwen, CIM Aachen GmbH

Tagungsleitung

Ingo Laqua, Geschäftsführer, CIM Aachen GmbH

Zielgruppe

Geschäftsführer, kaufmännische Leiter und Führungskräfte aus den Bereichen Vertrieb, Auftragsabwicklung, Einkauf, Entwicklung und Konstruktion, HR und Logistik.

Flyer

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Flyer