Lean Administration – mehr Ergebnis mit weniger Aufwand 2016

Termin:
22. November 2016

Ort:
Vestisches Cultur- und Congresszentrum Recklinghausen

Veranstalter:
CIM Aachen GmbH

Nachbericht zum Seminar „Lean Administration – mehr Ergebnis mit weniger Aufwand“

Im Gegensatz zur klassischen Projektarbeit ist Lean Administration ein Programm, das das Potential birgt, die administrativen Prozesse langfristig und nachhaltig zu optimieren. Wie das geht und was Sie dafür brauchen, das erfuhren die Teilnehmer auf dem Seminar „Lean Administration – mehr Ergebnis mit weniger Aufwand“ am 22. November in Recklinghausen.

Das diesjährige Lean Admin Seminar wurde von Ingo Laqua, Geschäftsführer von CIM Aachen, eröffnet und unter das Motto „Mehr Ergebnis mit weniger Aufwand“ gestellt. Schon in der Einleitung stellte er heraus, dass die Einbindung der Mitarbeiter ein wesentlicher Schwerpunkt des erfolgreichen Einstiegs in Lean Administration ist. Insofern kommt dem richtigen Führungsverhalten und dem Commitment des Managements eine zentrale Bedeutung zu. Wie das konkret aussehen kann, wurde in den nachfolgenden Vorträgen erläutert und lebhaft diskutiert.

Mario Zur, Projektleiter bei der CIM Aachen GmbH, stieg in seinen Vortrag mit dem „Säge schärfen“-Beispiel und dem scheinbaren Konflikt ein, dass in vielen Unternehmen die Ineffizienz von Prozessen zwar bekannt ist, gleichzeitig aber die Zeit zur Steigerung der Effizienz fehlt. Zur stellte daher nicht nur wirksame Methoden und sinnvolle Vorgehensweisen vor sondern auch Erfolgsfaktoren und Fallstricke bei der Einführung von Lean Admin. Beispielhaft hob er das Shopfloor Management in der Administration hervor, das ein sehr wirksames Medium für einen nachhaltigen Veränderungsprozess darstellt.

Nachbericht_BildIm nächsten Vortrag berichtete Stefan Fleischmann, Leiter IT & Organisation bei der F.X. MEILLER Fahrzeug- und Maschinenfabrik GmbH & Co. KG in München, von seinen Erfahrungen bei der Einführung von Lean Administration. Für die Analyse der Ausgangssituation und die spätere Gestaltung von schlanken Prozessen ist laut Stefan Fleischmann eine systematische Vorgehensweise unerlässlich. Moderne IT-Tools können in diesen Phasen nützliche Helfer sein. Bespielhaft stellte Stefan Fleischmann ein Tool für das process mining und ein anderes Tool für die Maßnahmenverfolgung vor. Mehr als nur ein Hilfsmittel ist laut Stefan Fleischmann die richtige Lean Organisation, die ein Garant für den Erfolg von Lean Admin sein kann. Bei MEILLER werden deswegen sogenannte Prozess-Mentoren implementiert, die für die Umsetzung der Maßnahmen und die Durchsetzung von Standards verantwortlich zeichnen.

Helmut Rau vom strategischen Einkauf bei der EMAG GmbH & Co. KG in Salach stellte nach einer kurzen Unternehmensvorstellung die Ziele für die Einkaufsabteilung vor: Effizienz, Kosten, Qualität und Schnelligkeiten. Um diesen Zielen gerecht zu werden setzt EMAG ein eigenentwickeltes Tool für den Anfrageprozess von Zeichnungsteilen ein. Mit diesem Tool wird der Anfrageprozess deutlich verschlankt. Die EMAG konnte dadurch die Effizienz dieses Prozesses erheblich verbessern. Was vorher manuell in SAP 8 Minuten in Anspruch genommen hat, dauert mit der Unterstützung des Tools nur noch 2 Minuten – der Beweis kam per Live-Demo.

Nachbericht_BildAls nächstes referierte Dominik Rössler, Geschäftsführer bei der Hewing GmbH in Ochtrup, über einen komplett anderen Ansatz für das Lean Management. Unter Beachtung von spezifischen Restriktionen wie Durchschnittsalter der Belegschaft, Standortattraktivität und gewachsenen Führungsstrukturen musste eine Lösung für eine Steigerung der Produktivität gefunden werden. Nachdem bei Hewing in einem ersten Versuch die Einführung von Lean in der Planung und Steuerung scheiterte, musste ein anderer Ansatz gewählt werden. Die Mitarbeiter sollten diesmal den Zielzustand selbst erarbeiten und anschließend umsetzen und der Erfolg gibt Ihnen Recht. Mit der Umstellung von einer Push- auf eine Pull-Fertigung und dem Aufbau von Supermärkten hat Hewing die Produktivität gesteigert und nebenbei das Kunststück geschafft eine selbstlernende Organisation zu kreieren. Ebenso wie bei MEIL-LER waren auch hier Prozess-Mentoren ein Erfolgsfaktor.

Manfred Borens, Leiter Produktion bei der SCHOTT AG in Mainz, skizzierte in seinem Vortrag den mittlerweile über 16 Jahre andauernden Lean Prozess in den Werkstätten für den Schmelzofenbau. Begonnen hat alles mit einer Daten- und Tätigkeitsstrukturanalyse. Die sich daraus bereits abzuleitenden Erkenntnisse wie z.B. die Reduzierung des Terminklärungsaufwands durch die Einführung von Lieferserviceklassen wurden direkt umgesetzt. Durch Implementierung eines Auftragszentrums konnte der Aufwand für die Auftragsklärung nochmals reduziert werden. Mit einem zentralen Planungsinstrument wurden schließlich sämtliche Auftrags- und Kapazitätsdaten synchronisiert, was eine Verbesserung der Liefertreue zur Folge hatte. Manfred Borens beendete seinen Vortrag mit dem Credo, dass aufgrund der Wirkzusammenhänge zwischen Lean Production und Lean Administration diese Management Ansätze gemeinsam verfolgt werden müssen.

Im letzten Vortrag konnte Wolfgang Euler, Leiter IT bei der Kaup GmbH & Co. KG in Aschaffenburg, die Teilnehmer davon überzeugen, wie eine Lösung in SAP aussehen kann um den Email-Aufwand drastisch zu reduzieren. Mit einer Live-Demo zeigte Wolfgang Euler die neuen Abläufe und erläuterte die Funktionsweise des eigenprogrammierten Tools. Durch diese Prozessautomatisierung für das Erstellen von Emails, das Anhängen von Dokumenten und das Archivieren der Emails konnte Kaup die Produktivität in den indirekten Bereichen bisher um 500 Manntage verbessern – Tendenz steigend.

Am Ende des Seminartages fasste Ingo Laqua die Vorträge zusammen und betonte, dass die vorgestellten Beispiele als Anstoß für einen Veränderungsprozess im Unternehmen zu sehen sind, mit dem nachweislich 20 – 30 % Produktivitätssteigerungen möglich sind, ohne dass dies zu Lasten der Belegschaft geht.

 

Downloadbereich der Vortragsunterlagen (nur für Teilnehmer)

Referenten

Mario Zur, CIM Aachen GmbH -- Potenziale erkennen – Verschwendung vermeiden
Stefan Fleischmann, F. X. Meiller GmbH & Co KG -- LEAN ADMINISTRATION MEILLER (Schlank, Stark, Fit)
Helmut Rau, EMAG GmbH & Co. KG -- Schlank im Einkauf – der verschwendungsfreie Anfrageprozess bei EMAG
Dominik Rössler, Hewing GmbH -- Lean Manufacturing Support – Schlank planen und disponieren
Manfred Borens, SCHOTT AG -- Schlank und schnell – durch und durch!
Wolfgang Euler, Kaup GmbH & Co. KG -- E-Mails im Griff – mehr Zeit für das Wesentliche!

Tagungsleitung

Ingo Laqua, Geschäftsführer, CIM Aachen GmbH

Zielgruppe

Geschäftsführer, kaufmännische Leiter und Führungskräfte aus den Bereichen Vertrieb, Auftragsabwicklung, Einkauf, Entwicklung und Konstruktion, HR, IT und Logistik.

Flyer

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Flyer

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