LEAN ADMINISTRATION SEMINAR 2018

Mehr Effizienz auf der Teppichetage

Termin:
13. November 2018

Ort:
Vestisches Cultur- und Congresszentrum
Recklinghausen

Veranstalter:
CIM Aachen GmbH

Nachbericht zum Seminar: Lean Administration — mehr Effizienz auf der Teppichetage

Am 13.11.2018 fand im Vestischen Cultur- und Congress Zentrum in Recklinghausen die Neuauflage des Seminars „Lean Administration — mehr Effizienz auf der Teppichetage“ statt. 25 interessierte Teilnehmer diskutierten mit den Referenten über die Do´s und Dont´s einer erfolgreichen Implementierung, von der erfolgreichen Führungskultur im Unternehmen über die erforderliche Organisationsstruktur bis hin zu den eingesetzten Tools.

Mario Zur, Senior Consultant der CIM Aachen GmbH, definierte zunächst die Bilanzhülle von Lean Administration. Typischerweise beginnt man mit der Optimierung bei den vier Kernprozessen in produzierenden Unternehmen. Dazu zählt auch der Auftragsabwicklungs-prozess, welcher i.d.R. der ideale Ausgangspunkt für die Prozessoptimierung ist, da viele Abteilungen involviert sind und eine Reihe von Schnittstellen tangiert werden. Wichtig bei den Optimierungsworkshops ist es, die „Abteilungsmauern“ einzureißen und den Fokus auf den Prozess zu lenken. Dazu ist es unbedingt erforderlich alle Beteiligten an einen Tisch zu holen und ein gemeinsames Verständnis für den Prozess zu erarbeiten. Die Swimlane-Analyse hat sich in vielen Projekten als effektive Methode bewährt, um einen administrativen Prozess schnell, einfach und verständlich zu dokumentieren. Eine ergänzende Tätigkeitsstrukturanalyse quantifiziert das Ausmaß der Verschwendung. Nachhaltigkeit kann mit einem auf die Administration abgestimmten Shopfloor Management erreicht werden.

Stephan Hellwig, Projektleiter Lean Administration bei der Heitkamp & Thumann KG, zeigte mit seinem Vortrag wie Lean Administration im Unternehmen erfolgreich eingeführt wurde und gab zusätzlich wertvolle Praxistipps. Die Firma Heitkamp & Thumann setzte 2013 ein umfassendes Excellence-Programm auf, welches zuerst die Produktion in den Fokus nahm und seit 2017 gemeinsam mit CIM Aachen auch die Verwaltung adressiert. Die Einführung verläuft dabei in drei Phasen. Als Erstes wurden zusammen mit dem Management weiche und harte Ziele des Projekts definiert, in der zweiten (aktuell laufenden) Phase werden mit Unterstützung durch CIM Aachen pilotweise strukturierte Workshops zur Prozessoptimierung in allen Werken durchgeführt, die dritte und noch bevorstehende Phase ist dann die kulturgetriebene und fortlaufende Selbstoptimierung. Herr Hellwig betonte, dass die zu Beginn festgelegte, einheitliche Struktur der Workshops sehr zielführend sei und dabei hilft die Methodik effizient in einem internationalen Werksverbund auszurollen.

Thomas Niestegge, Prozessmanagement Auftragserfüllung bei der Schmitz Cargobull AG, stellte den ganzheitlichen Ansatz des Unternehmens bei der Implementierung schlanker Prinzipien in der Verwaltung in Form des Schmitz-Abwicklungs-System (SAS) vor. Bei der Entwicklung des Systems setzte sich das Unternehmen auch mit den Einflussfaktoren auf die Motivation von Mitarbeitern auseinander. Aus diesen Überlegungen und in Anlehnung an die Prinzipien aus der schlanken Produktion wurden Gestaltungsprinzipien als Leitplanke für die Optimierung formuliert. Am Beispiel des Auftragseingangsprozesses zeigte Herr Niestegge, welche Tools bei der Optimierung zum Einsatz kommen. Ausgehend vom Kundentakt wird ein durchgängiger und „reibungsfreier“ Informationsfluss angestrebt. Dabei helfen definierte Pufferbestände, Workflowsteuerung, Burn-Down-Charts und weitere Tools in Verbindung mit dem Scrum-Ansatz für volle Transparenz bei Aufgaben und Zielen zu sorgen.

Christian Bruckner, Geschäftsführer bei Leyrer + Graf Baugesellschaft m.b.H., hob in seiner Präsentation die Bedeutung von Führung insbesondere bei Veränderungsprojekten hervor. Er gliederte das Thema in die drei Schwerpunkte Führungsqualität, Kommunikation und Konsequenz. Eine hohe Führungsqualität zeichnet sich laut Herrn Bruckner zum Beispiel durch die explizite Benennung von normativen Werten (und die Einforderung selbiger von allen Hierarchieebenen), die Delegation von Verantwortung und die Schaffung einer 360°-Feedbackkultur aus. Dazu gehört auch eine weitreichende Kritikfähigkeit sowie die Sensibilisierung der Führungskräfte Lob und Anerkennung auszusprechen. In Change-Projekten befindlichen Unternehmen riet er zur bedingungslosen Offenheit beim Umgang mit Informationen. Nur durch hinreichende Kommunikation kann Transparenz hergestellt werden. Dabei stehen viele Kanäle zur Verfügung, wie etwa die Mitarbeiter Zeitung, offizielle Infoveranstaltungen oder regelmäßige Mitarbeitergespräche. Zum Abschluss wies er daraufhin, dass aber Konsequenz ein ganz entscheidender Erfolgsfaktor ist und verdeutlichte dies an ein paar einfachen Beispielen aus der Praxis. All dies führte dazu, dass Leyrer + Graf zuletzt mehrfach TOP Arbeitgeber wurde.

Andreas Drumm, Global Lean Admin Manager bei Freudenberg Sealing Technologies GmbH & Co. KG, thematisierte in seinem Vortrag die organisatorische Verankerung von Lean Administration. Im Rahmen des GROWTTH-Programms wurden Lean Administration Aktivitäten 2016 gestartet. Zur Verschlankung von Prozessen in der Verwaltung eines Großunternehmens sind ausreichend personelle Ressourcen mit entsprechender Qualifikation erforderlich. Daher hat Freudenberg mehr als 300 Experten in Lean Admin – mit unterschiedlichen Levels – trainiert. Die Vorgehensweise bei den Optimierungsworkshops hat das Ziel, Verbesserungen schnell zu implementieren. Es bleibt also nicht bei der Ableitung von Lösungsansätzen und Maßnahmen, ein Workshop beinhaltet immer auch die Umsetzung der Maßnahmen. Dabei gilt der Grundsatz „Besser die 80%-Lösung heute, als die 100%-Lösung nie“. Neben einem detaillierten Trainings-Konzept, stellt Freudenberg die Anwendung der Methodik durch interne Audits sicher.

Downloadbereich der Vortragsunterlagen (nur für Teilnehmer)

 

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LEAN GAME:

Bereits am Tag zuvor, am 12. November, haben Sie die Gelegenheit Lean Administration spielerisch zu erlernen. Bei unserem LEAN GAME wird der Abwicklungsprozess eines Herstellers von landwirtschaftlichen Maschinen in mehrstufigen Abläufen simuliert. Die Teilnehmer des LEAN GAME übernehmen realitätsnahe Aufgaben des order2cash-Prozesses: Auftragsannahme, Konstruktion, Planung und Steuerung, Versand und Rechnungsstellung.

Achtung, nur begrenzte Teilnehmerzahl möglich!
Weitere Informationen finden Sie hier.

Referenten

Mario Zur, CIM Aachen GmbH -- Potenziale erkennen – Verschwendung vermeiden
Stephan Hellwig, Heitkamp & Thumann KG, Düsseldorf -- H&T Excellence: LEAN ADMINISTRATION
Thomas Niestegge, Schmitz Cargobull AG, Horstmar -- Büroarbeit messen und den Menschen nicht vergessen
Steffen Wulf, KONTRON S&T AG, Augsburg -- Digitalisierung und Lean Administration – warum wir häufig lieber Büros aufräumen und von Industrie 4.0 reden anstatt Lean digital zu gestalten?!
Christian Bruckner, Leyrer + Graf Baugesellschaft m.b.H., Gmünd, Österreich -- Lean Leadership – Führung, Kommunikation, Konsequenz
Andreas Drumm, Freudenberg Sealing Technologies GmbH & Co. KG -- Growtth @ Freudenberg with Lean Admin

Tagungsleitung

Ingo Laqua, Geschäftsführer, CIM Aachen GmbH

Zielgruppe

Geschäftsführer, kaufmännische Leiter und Führungskräfte aus den Bereichen Vertrieb, Auftragsabwicklung, Einkauf, Entwicklung und Konstruktion, HR, IT und Logistik.

Flyer

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Flyer