LEAN ADMINISTRATION - Ballast abwerfen, wenn es nach oben gehen soll!

Ingo Laqua

Mit der Wertschätzung des Kunden als Maßstab für die Wertschöpfung sind auch die Strukturen in den administrativen Bereichen zu hinterfragen; denn hier "sitzt" im wahrsten Sinne des Wortes ein Fixkostenrisiko. Lean Administration ist das Gebot der Stunde, wenn es heißt, die Prozesse in indirekten Bereichen sind auf den Kunden auszurichten.

Lean Administration setzt bei der Analyse von Abläufen in Vertrieb, Konstruktion, Einkauf oder Buchhaltung an. Dabei geht es mehr als um 5S im Büro. Es wird hinterfragt, was eigentlich die Produkte im Prozess "order-to-cash" sind, wo die Verschwendung im Prozess "purchase-to-pay" steckt oder wie sich die Produktivität in der Entwicklung ("concept-to-launch") messen lässt. Und das sind Managementaufgaben.

"Produkte" der Administration
Die Vermeidung von Verschwendung beginnt naturgemäß bei der Definition der Wertschöpfung. Und da beginnen in der Administration bereits die Probleme. "Produkte" der Administration sind alle Informationen, für die es einen entsprechenden Kundenkreis gibt. Unterteilt werden diese noch einmal in Produkte für externe Kunden (Auftragsbestätigung, Bestellung etc.) und interne Kunden (Arbeitsplan, Reports etc.). Das heißt im Umkehrschluss, dass z.B. die Erstellung von Reports, für die es keine Kunden gibt, Verschwendung ist.

Arbeiten, die nicht unmittelbar der Produkterstellung dienen, unterteilen sich in nicht wertschöpfende Tätigkeiten und Verschwendung. Während erstere, wie z.B. Besprechungen, soweit wie möglich zu reduzieren sind, gilt es Verschwendung, analog zu den 7 Arten der Verschwendung in der Produktion, vollständig zu vermeiden.

Verschwendung identifizieren
Mit der Produktdefinition wird es möglich, die Potenziale der Administration eindeutig zu bewerten. In der Praxis erfolgt dies über eine Tätigkeitsstrukturanalyse, mit der der Aufwand für eine Tätigkeit prozessübergreifend ermittelt wird.

Im Ergebnis stellt man beispielsweise fest, dass der Aufwand für den Prozess Fertigungsplanung 8,3 Mannjahre beträgt, in gleichnamiger Abteilung jedoch nur 3 Mitarbeiter angesiedelt sind. Hintergrund eines solchen Ergebnisses sind dann weitere Abteilungen und Mitarbeiter, die Fertigungsaufträge umplanen oder neu planen. Das Ausmaß der Verschwendung wird somit transparent.

Administrative Prozesse optimieren
Mit Definition von Produkten und Potenzialen werden dann die Prozesse nach dem klassischen EKUV-Prinzip (Eliminieren, Kombinieren, Umstellen, Vereinfachen) optimiert. Neben dem Wegfall vollständiger Prozessschritte oder deren Vereinfachung, z.B. durch Einrichten von Workflows für aufwändige Freigabeprozeduren oder der Einführung von Standards für die Auftragserfassung, gehört hierzu die Detailoptimierung einzelner Tätigkeiten, wie z.B. der Aufwandsreduzierung für die Auftragserfassung in der IT. So kann alleine hier häufig der Aufwand für das Anlegen eines Auftrags halbiert werden.

Methoden des Lean Management anwenden
Die Prozessoptimierung greift auf die Methoden des Lean Management zurück. Die zur Anwendung kommenden Methoden müssen aber nicht modern sondern wirksam sein. So kann z.B. ein FIFO-Prinzip für die Konstruktion ebenso sinnvoll sein wie ein one-piece-flow in der Auftragsabwicklung. Häufig besitzen aber klassische Methoden, wie z.B. die Bildung eines Auftragszentrums, einen größeren Stellhebel für mehr Effizienz. 5S-Workshops haben somit eher den Charakter einer Initialzündung und dienen der Motivation der Mitarbeiter.

Fazit
Letztendlich geht es bei Lean Administration darum, Produktivitäten zu steigern und Durchlaufzeiten zu reduzieren. Welche Methoden dabei zum Einsatz kommen ist sekundär, solange sie den gewünschten Erfolg erzielen. Und da sind Produktivitätssteigerungen von bis zu 30% keine Seltenheit, solange das Management dahinter steht.

erschienen in CIM Aktuell, April 2010