Arbeitskreis LEAN ADMINISTRATION: Die wahren Potenziale erkennen und heben

Ingo Laqua

Lean Management im Büro? Schränke und Schubladen aufräumen (5S), Prozessstandards definieren oder mit Single Point Lessons den Mitarbeitern erklären, wie der Kopierer funktioniert. So einfach ist das? Wer die wirklichen Potenziale in der Administration heben will, muss tiefer gehen.

Aufbruchstimmung schaffen
Bei der Auftaktsitzung zeigte die KHS GmbH eindrucksvoll, wie durch die frühzeitige und aktive Einbindung der Mitarbeiter die Grundlage für ein erfolgreiches Lean- Admin-Projekt geschaffen wird. Frederic Nitka, zuständiger Projektleiter der KHS, betonte, wie wichtig es ist, mit einfachen Mitteln wie dem gemeinsamen Auf- und Ausräumen der Büros und dem Festlegen zukünftiger Ablagestandards die Grundlage für ein solches Projekt zu schaffen. Zu den Rahmenbedingen, die im Vorfeld zu klären sind, gehört aber auch die Kommunikation des Projektziels.

Komplexität reduzieren
Ein wesentlicher Treiber des administrativen Aufwands ist die Sortimentsstruktur. Wird diese (wie in den meisten Fällen) nicht regelmäßig bereinigt, beschäftigen sich Vertrieb, Konstruktion, AV und Einkauf mit C-Artikeln die (ausschließlich) an C-Kunden gehen. Demzufolge war dieses Thema neben der Prozessoptimierung ein zentraler Aspekt bei der Sitzung zum Thema "order-to-cash".

Zur Reduzierung der Komplexität gehört auch die Überarbeitung der vorhandenen Produktstruktur im Prozess concept-to-launch, der Thema der Arbeitskreissitzung im September war. Das Zugreifen auf standardisierte Baugruppenmodule und Komponenten reduziert den Aufwand in Konstruktion, Einkauf und AV nachhaltig. Wer hier jedes Mal das Rad neu erfindet, wird immer erhebliche Aufwände haben, die auf dem Papier zunächst sogar wertschöpfend sind.

Prozesse optimieren
Bei der Optimierung der Auftragsabwicklung selbst, exemplarisch durchgeführt bei der RAG, wurde die Bedeutung der Produktdefinition klar. Wenn es gelingt, die "Produkte" der Administration klar zu beschreiben, dann kann Verschwendung eindeutig von Wertschöpfung getrennt werden. Auch der Flussfaktor, der die Bearbeitungszeit zur Durchlaufzeit ins Verhältnis setzt, ist dann für die Administration zu greifen. So zeigte Detlef Thoben, Geschäftsführer der Tetra GmbH, dass er mit einem ARIS-Tool Prozessdaten aus SAP extrahieren und damit nachvollziehen kann, wann und wie lange an einem Auftrag gearbeitet wurde. Der Flussfaktor kann somit als zentrale Kenngröße für die Prozessoptimierung herangezogen werden.

"Die Mitarbeiter müssen sehen, dass sich etwas verändert und aktiv daran mitarbeiten. Nur so wird gewährleistet, dass das Projekt zum Selbstläufer und nicht als von oben verordnet angesehen wird."

Frederic Nitka
zuständiger Projektleiter, KHS GmbH

Nachhaltigkeit sichern
Das Schaffen von Standards wurde auch im Rahmen der Sitzung zum Thema "purchase-to- pay" bei der Leopold Kostal GmbH & Co. KG thematisiert. Hier wurde exemplarisch der Einkauf externer Dienstleister bei Kostal in einer Prozessanalyse diskutiert und Vorschläge für die Standardisierung der hierfür benötigten Informationen und Formulare besprochen. "Die Einführung von Standards ist elementare Voraussetzung zur Sicherung von Nachhaltigkeit und langfristigem Erfolg" so Dr. Cornelius Arendt, Leiter Quality und HSE bei der Rhenus Lub GmbH & Co KG.

IT verschlanken
In der letzten Arbeitskreissitzung wird Lenord, Bauer & Co. GmbH vorstellen, wie sie ihre administrativen Abläufe mit einer selbst entwickelten IT-Lösung unterstützt. „Was wir brauchen, haben wir trotz intensiver Recherche am Markt nicht gefunden und deshalb eine auf unsere Belange zugeschnittene Software entwickelt“, so Hans- Georg Wilk, Geschäftsführer bei Lenord. Die Sitzung wird am 16.11. 2010 in Oberhausen stattfinden. Sie sind herzlich eingeladen.

Mehr erfahren Sie unter www.cim-aachen.de/campus/arbeitskreise.

"Die Führungskräfte fördern und fordern die Mitarbeiter, sich aktiv in die Lean- Arbeit einzubringen. Dazu gehört auch die notwendigen Freiräume zu schaffen und Barrieren und Hindernisse im Gesamtprozess zu beseitigen."

Jürgen Zielonka
aus dem Projekt Weiterentwicklung Lean Processing bei der RAG Aktiengesellschaft

erschienen in CIM Aktuell, November 2010