Die Handbewegung ist die Buchung – Kann RFID Technik die fehlende Buchungsdisziplin ersetzen?

Boris Kaiser

Die fehlende Buchungsdisziplin gehört zu den Dauerbrennern bei allen IT-Anwendungen in der betrieblichen Praxis. Bestände stimmen nicht, der Arbeitsfortschritt ist unklar, Termine liegen im Dunkeln. Das liegt nicht an unwilligen oder gar unfähigen Mitarbeitern – es ist schlicht lästig. Bei CIM Aachen ist das nicht anders.

Trotz aller Segnungen des Internets und digitaler Medien insgesamt steckt auch bei CIM Aachen viel Know-how in Büchern, Zeitschriften, Projektberichten und anderen "Print-Medien." Wie sich das für eine Organisationsberatung gehört, natürlich alles fein säuberlich strukturiert und abgelegt. Und natürlich hat es sich die CIMSOURCE-Truppe nicht nehmen lassen, eine benutzerfreundliche Verwaltungssoftware für das geballte CIM Know-how aufzusetzen.

Eine Besonderheit war zu beachten. Das aktuelle Bürogebäude hat CIM Aachen von einer Wirtschaftskanzlei übernommen, und damit endlose Regale auf jedem Flur des drei - stöckigen Gebäudes. Eine spezielle Bibliothek gab und gibt es nicht. Dementsprechend sind Bücher und Dokumente auf 3 Etagen verteilt, die einen meinen systematisch, die anderen nennen es chaotisch.

Offene Läger beherrschen?
Sucht jetzt ein Mitarbeiter ein Buch, einen Artikel oder andere Informationen geht er in das Web-basierte Verwaltungssystem, bekommt die relevanten Artikel und Dokumente angezeigt. Entscheidet er sich, ein bestimmtes Dokument auszuleihen, bekommt er eine email mit dem Standort des Dokuments. Damit weiß die Software, wer es ausgeliehen hat. Unabhängig davon, ob das Buch tatsächlich entnommen ist, die Buchung geht auf den, der sucht. In der Praxis passiert dann der "ganz normale Wahnsinn": Das Buch, von dem die Software meint zu wissen wo es steht, ist nicht an diesem Platz. Derjenige, auf den ein Dokument gebucht ist, hat es nie gesehen. Und besonders nützliche Publikationen findet man zufällig bei einem Kollegen auf dem Tisch, der sich beispielsweise den VDMA Kennzahlenkompass nur mal kurz genommen hat. So ist das eben, mit offenen Regalen, die frei zugänglich sind, oder? Als Experten für schlanke Strukturen allgemein und Lean Administration im Besonderen kamen verschlossene Regale oder eine Bibliothek mit dem damit gebundenen Mitarbeiter nicht in Frage. Denn es geht nicht darum, krimineller Energie etwas entgegenzusetzen, sondern notwendige Buchungen zu automatisieren.

RFID, aber einfach
Die Lösung liegt in der RFID-Technik, gepaart mit intelligenter Abfragelogik. Dabei konnten Erfahrungswerte aus laufenden Entwicklungsvorhaben genutzt werden, über die zu einem späteren Zeitpunkt zu berichten sein wird. Konkret wurden Bücher, Dokumente und Publikationen mit einfachen, aus dem Handel bekannten RFID-Chips "getaggt". Die Mitarbeiter erhalten einen Ident. Chip, wie er auch für die Schließanlage genutzt wird. Außerdem haben die Regale einfache Antennen erhalten, die mit einer "intelligenten" Leseeinheit gesteuert werden. Schließlich ist die Leseeinheit über ein Logik-Modul mit der Bibliothekssoftware gekoppelt worden.

Ab jetzt läuft nur noch die Suche nach einem Buch wie zuvor. Mit der email Benachrichtigung über den Standort geht eine Message an das relevante Regal, das jetzt auf den Mitarbeiter "wartet" (die Leseeinheit ist auf den Chip sensibilisiert, alle anderen Personenchips werden ignoriert). Registriert die Leseeinheit des Regals jetzt Bewegung – passiert gar nichts! Erst wenn wieder Ruhe eingekehrt ist, wird eine Differenzbetrachtung durchgeführt. Alles was jetzt fehlt, wird auf den entsprechenden Mitarbeiter gebucht.

Entnimmt jemand ein Buch, ohne sich anzumelden bzw. seinen Chip zu "zeigen", wird nur der Fehlbestand festgestellt. Auf RFID Antennen in den Büros, wie sie "dem großen Bruder" in den Sinn kommen könnten, wird bewusst verzichtet. Es geht nicht um die totale Kontrolle, es geht darum, die üblichen Bewegungen der "Anständigen" zu nutzen, um schlank und sicher die Datenbasis konsistent zu halten.

Ausblick
Mit dieser Technik und Logik sind verschiedene betriebliche Probleme zu lösen. CIM Aachen ist hier mit ausgewählten Partnern auf vielversprechendem Weg. Ohne zu viel zu verraten: Ein Besuch auf dem "Toolmanagement Seminar" im Feb 2011 in Ulm wird sich lohnen!

erschienen in CIM Aktuell, November 2010