Einkauf im Wandel – Vom Beschaffer zum Informationsmanager

Henning Schöne

Im CIM-Arbeitskreis „Modernes Einkaufsmanagement“ diskutierten Einkaufsmanager aus 19 Unternehmen Aufgabenfelder rund um Einkauf und Materialwirtschaft. Das Themenspektrum reichte von Organisation über Beschaffungscontrolling bis hin zu Lieferantenmanagement.

Zunehmender Wettbewerbs- und Kostendruck kennzeichnet reifende Märkte. Und führen zu einer permanenten Reduzierung der Fertigungstiefe und einer Zunahme des Beschaffungsumfangs. Fremdbezugsanteile an der Wertschöpfungskette von weit über 50% verdeutlichen den erheblichen Einfluss der Beschaffung auf das Unternehmensergebnis. Hier verbirgt sich immenses Potenzial zur Kostenoptimierung, Qualitätssicherung und Risikominimierung.

Konzentration auf die Kernthemen des Einkaufs
Der Einkauf als erste Stufe der Wertschöpfungskette und als strategischer und wettbewerbsbeeinflussender Unternehmensprozess rückt immer mehr in den Mittelpunkt der Unternehmen. Auch der Arbeitskreis der CIM GmbH zum Einkaufsmanagement zeigte wieder, welche enormen Potenziale zur Ergebnisverbesserung im Einkauf liegen. Zur Realisierung dieser Potenziale sollte derEinkaufsmanager aber folgende Fragen beantworten können:

  • Wo liegen die Potenziale zur Ergebnisverbesserung? Und wie können diese erschlossen werden?
  • Was sind meine Kernprozesse im Einkauf? Wie bilde ich diese in effizienten Einkaufsstrukturen ab?
  • Welche Kennzahlen muss ich verfolgen? Wie können die Leistungen und Erfolge meines Einkaufs sichtbar gemacht werden?
  • Wie kann das Lieferantenportfolio aktiv gestaltet werden? Wie lassen sich die Lieferanten in den Wertschöpfungsprozess integrieren?

Diese Fragen stellte die CIM GmbH auch den Teilnehmern des Arbeitskreises. 36 Einkaufsmanager diskutierten die sich daraus ableitenden Themen- und Aufgabenfelder zu

  • Organisation,
  • Beschaffungscontrolling und
  • Lieferantenmanagement.

Fazit: Einkauf heißt mehr als Beschaffung
Hinsichtlich Organisation und Aufgabenprofil kann der Einkauf nur dem Anspruch als strategischer Wettbewerbsfaktor des Unternehmens gerecht werden, wenn er die Kommunikationskette innerhalb des Unternehmens und hin zum Lieferanten optimiert. Der Einkauf ist dabei nicht nur Teil der Beschaffungs- und Auftragsabwicklungskette, sondern deren Gestalter, so das Fazit der Einkaufsmanager. Einkauf heißt Informationsmanagement in allen beschaffungs- und materialwirtschaftlichen Fragen entlang der Versorgungskette im Unternehmen und in den Lieferantenmarkt.

Als Informationsmanager für Beschaffung und Bedarf muss der Einkauf den Fokus auf strategische Aufgaben und Tätigkeiten lenken. Operative Bestell- und Dispositionsarbeiten können je nach Unternehmens- und Bedarfsstruktur vom Bedarfsträger selbst (u.a. auch von der Produktion) ausgeführt werden.

Einkaufscontrolling – effiziente Gestaltung der Versorgungskette
Im Arbeitskreis wurde man aber auch konkreter. So wurde zum Thema Beschaffungscontrolling eine Kennzahlenmatrix aufgebaut und mit Kennzahlen gefüllt, mit denen die Einkaufsmanager täglich arbeiten und deren Verfolgung sie für ein effizientes Handling der Versorgungskette und zur Überwachung interner Prozesse für sinnvoll halten.

Der Leitfaden für den Einkaufsmanager
Weitere Details sowie Vorgehen und die Ergebnisse aller sieben Arbeitssitzungen hat die CIM GmbH in einem Leitfaden dokumentiert. Der Leitfaden ist praxisnah und praktikabel, es finden sich Beispiele und Handlungsempfehlungen zu aktuellen Aufgaben und Problemstellungen aus dem täglichen Geschäft des Einkäufers. Und schließlich wird die Frage beantwortet: „Welche Aufgabenfelder muss ich als Einkaufsmanager bearbeiten?“

Die Themen des Leitfadens im Überblick:

  • Organisation: Einkaufsstrukturen und Einkaufs-prozesse
  • Beschaffungscontrolling: Vorgehen und Beispiele für den Aufbau eines Kennzahlensystems
  • Lieferantenmanagement: Möglichkeiten der Rahmenvertragsgestaltung und Tools für aktives Lieferantenmanagement.

erschienen in CIMAktuell, Mai 2002

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