Jetzt muss der Overhead abspecken

Ingo Laqua

Spätestens im heutigen wirtschaftlichen Umfeld ist die Zeit gekommen, nicht nur die Produktion zu optimieren, sondern auch die Produktivität von Bereichen wie Vertrieb, Konstruktion, Einkauf oder Buchhaltung zu analysieren. Dabei geht es mehr als um 5S (Sortieren, Systematisieren, Sauber machen, Standardisieren, Selbstdisziplin) im Büro.

Lean Administration heißt, das Augenmerk auf die Prozesseffizienz im SG&A- (Sales General and Administration) und Gemeinkostenbereich zu richten. Es muss hinterfragt werden, was eigentlich die Produkte im Prozess ,order-to-cash' sind, wo die Verschwendung im Prozess ,purchase-to-pay' steckt oder wie sich die Produktivität in der Entwicklung (,concept-to-launch') messen lässt.

"Die Vermeidung von Verschwendung beginnt bei der Definition der Wertschöpfung. Und da beginnen in der Administration bereits die Probleme. ,Produkte' der Administration sind alle Informationen, für die es einen entsprechenden Kundenkreis gibt. Unterteilt werden diese noch einmal in Produkte für externe Kunden (Auftragsbestätigung, Bestellung etc.) und interne Kunden (Arbeitsplan. Reports etc.). Das heißt im Umkehrschluss, dass beispielsweise die Erstellung von Reports, für die es keine Kunden gibt, Verschwendung ist. Arbeiten, die nicht unmittelbar der Produkterstellung dienen, unterteilen sich in nicht wertschöpfende Tätigkeiten und Verschwendung. Während erstere wie Besprechungen soweit wie möglich zu reduzieren sind, gilt es Verschwendung, analog zu den 7 Arten der Verschwendung in der Produktion, vollständig zu vermeiden.

Mit der Produktdefinition wird es möglich, die Potenziale der Administration eindeutig zu bewerten. In der Praxis erfolgt dies über eine Tätigkeitsstrukturanalyse, mit der der Aufwand für eine Tätigkeit prozessübergreifend ermittelt wird. Im Ergebnis stellt man etwa fest, dass der Aufwand für den Prozess Fertigungsplanung 8,3 Mannjahre beträgt, in dieser Abteilung jedoch nur 3 Mitarbeiter angesiedelt sind. Hintergrund eines solchen Ergebnisses sind dann weitere Abteilungen und Mitarbeiter, die Fertigungsaufträge umplanen oder neu planen. Das Ausmaß der Verschwendung wird somit transparent.

Eliminieren, kombinieren, umstellen, vereinfachen
Mit Definition von Produkten und Potenzialen werden dann die Prozesse nach dem klassischen EKUV-Prin-zip (eliminieren, kombinieren, umstellen, vereinfachen) optimiert. Neben dem Wegfall vollständiger Prozessschritte oder deren Vereinfachung, z.B. durch Einrichten von Workflows für aufwändige Freigabeprozeduren gehört hierzu die Detailoptimierung einzelner Tätigkeiten wie der Aufwandsreduzierung für die Auftragserfassung in der IT. So kann alleine hier häufig der Aufwand für das Anlegen eines Auftrags halbiert werden. Die Prozessoptimierung greift auf die Methoden des Lean Management zurück. Die zur Anwendung kommenden Methoden müssen aber nicht modern, sondern wirksam sein. Häufig besitzen klassische Methoden wie die Bildung eines Auftragszentrums einen größeren Stellhebel für mehr Effizienz. 5S-Workshops haben somit eher den Charakter einer Initialzündung und dienen der Motivation der Mitarbeiter.

Letztendlich geht es bei Lean Administration darum, Produktivität zu steigern und Durchlaufzeiten zu reduzieren. Welche Methoden dabei zum Einsatz kommen ist sekundär, solange sie den gewünschten Erfolg erzielen. Und da sind Produktivitätssteigerungen von bis zu 30 % keine Seltenheit. Details über den Weg zur schlanken Administration zeigt das Chefseminar der CIM Aachen GmbH am 23./24. März 2010 in Vaals bei Aachen. Mehr : www.cim-aachen.de

erschienen in Produktion, März 2010