Lean Administration – mehr Effizienz in „verwaltenden“ Bereichen

Ingo Laqua

Wie effizient ist eigentlich die Auftragsabwicklung? Welche Produktivität leistet der Einkauf oder die Buchhaltung? Fragen, auf die viele Unternehmen keine Antwort haben. Die Methoden des Lean Managements geben hierauf Antworten und steigern die Effizienz in administrativen Bereichen.

Das Kernproblem mit administrativen Bereichen ist dabei, dass keiner genau weiß, was das jeweilige „Produkt“ ist. Demzufolge ist der Aufwand für dessen Erzeugung schwer nachvollziehbar. Hinzu kommt, dass dieser Aufwand häufig über mehrere Abteilungen verteilt ist. Spätestens an dieser Stelle wird deutlich, dass die Effizienz in administrativen Prozessen im Tagesgeschäft kaum zu bewerten aber eigentlich immer zu hinterfragen ist.

Administrative Prozesse im Industriebetrieb

Administrative Prozesse zeichnen sich durch die „Herstellung“ von Informationen anstelle physischer Produkte aus. Administrative Kernprozesse im Unternehmen sind demzufolge:

  • Angebotserstellung (demand – to – order)
  • Beschaffung (purchase – to – pay)
  • Auftragsabwicklung (order – to – cash)
  • Entwicklung (concept – to – launch).
Hinzu kommen Stützprozesse, die vorrangig zur Unterstützung der eigenen Abläufe dienen. Hierzu gehören u.a. Qualitätsmanagement, HR (Human Resources), Logistik oder Controlling.

Die „Produkte“ administrativer Prozesse

Die Produktdefinition ist zentraler Bestandteil bei der Verschlankung von Prozessen, denn alles, was nicht unmittelbar der Produkterstellung zuträglich ist, muss zunächst als Verschwendung betrachtet werden.

Ein Produkt ist somit ein abgeschlossenes Arbeitsergebnis, das von einer nachgelagerten Stelle benötigt wird. Beispiele für „Produkte“ in der Verwaltung sind Angebote, Fertigungsaufträge oder Rechnungen. Hierzu gehören aber auch der „Papierkram“ für das Management (Reporting, Controlling... ), die Mitarbeiter (Lohnbuchhaltung, Reisekosten ...) oder vertragliche und gesetzliche Dokumentationsund Berichtspflichten (Bedienungsanleitung, Jahresabschluss ...).

Die Optimierung administrativer Prozesse

Die systematische Verschlankung administrativer Prozesse besitzt zwei Stellhebel. Einerseits geht es darum, die Prozesse systematisch zu optimieren, andererseits muss das Arbeitsumfeld effizient organisiert werden.

Bei der systematischen Prozessoptimierung wird zunächst geklärt, welche Prozesse weiterhin durchgeführt werden sollen. Die Versandlogistik oder die Lohnbuchhaltung sind Beispiele dafür, dass administrative Prozesse mit dem Ziel der Kostenvariabilisierung und -reduzierung gezielt ausgelagert werden können.

Im zweiten Schritt werden die Einzeltätigkeiten der Prozessfolge betrachtet mit dem Ziel, Verschwendung zu vermeiden. Ansatzpunkte sind, Einzeltätigkeiten im Prozess komplett zu eliminieren (Bild 1) oder deren Aufwand zu reduzieren. Wenn bspw. eine Auftragserfassung in SAP 12 Minuten dauert, sind die Gründe hierfür zu hinterfragen. Sofern sich der hohe Aufwand nicht auf zu viele Eingabemasken, komplexe Zahlungsbedingungen oder andere Störgrößen zurückführen lässt, muss die Effizienz der Sachbearbeiter hinterfragt werden.

Im letzten Schritt werden die optimierten Prozesse ausgetaktet. Basierend auf dem Mengengerüst werden der Takt (wie viele Auftragsbestätigungen pro Tag) und der jeweilige Ressourcenbedarf festgelegt. Werden bspw. 3,6 Mannjahre für eine Auftragsbearbeitung benötigt, können weitere Aktivitäten integriert werden, so dass man auf ganze Vielfache, also reale Mitarbeiterköpfe kommt. Diese Optimierung lässt sich bspw. durch die Bildung eines Auftragszentrums oder die Integration indirekter Tätigkeiten in die Produktion erreichen.

Organisation des Arbeitsumfelds

Neben der Prozessoptimierung spielt die Organisation des Arbeitsumfelds eine wichtige Rolle. Hierzu gehören ein aufgeräumter Arbeitsplatz (5A), die effiziente Steuerung von Büromaterialien, definierte Ablagestrukturen oder single point lessons für die „eigenverantwortliche“ Bedienung von Hardware.

Zu den weiteren Aspekten, die im Rahmen des Arbeitsumfelds zu optimieren bzw. standardisieren sind, gehören auch:

  • ein gerichteter eMail-Verkehr (Inhalt, Umfang, Verteiler, ...) oder
  • das Einführen von Besprechungsstandards (Ziel, Teilnehmer, Dauer, etc.).

Fazit:

Wie in der Produktion gibt es auch in administrativen Bereichen eine Vielzahl von Möglichkeiten, die Produktivität zu steigern. Insbesondere die Einführung von Kennzahlen ermöglicht hier eine bessere Übersicht und einen Benchmark.

erschienen in CIM Aktuell 11/2005

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