Ordnung ist das halbe Leben: Daten sinnvoll in SAP strukturieren

Mario Zur

ERP-Systeme beinhalten alle relevanten Daten, die zur Unternehmensführung notwendig sind. Das heißt aber nicht zwingend, dass man im Bedarfsfall auch einfach und strukturiert an diese Daten gelangt. Unsystematische Datenstrukturen führen zu hohem administrativen Aufwand bei gleichzeitig geringer Aussagekraft. Eine saubere Klassifizierung hilft, Verschwendung zu vermeiden und Licht ins Dunkel zu bringen.

Eine solche Klassifizierung nutzt nun auch die PREFAG Carl Rivoir GmbH & Co. KG, die mit 200 Mitarbeitern am Standort Walzbachtal fein- und mikromechanische Baugruppen und Bauteile für die Medizintechnik, die Luft- und Raumfahrt, den PKW- und Nutzfahrzeugbau sowie den allgemeinen Maschinenbau fertigt.

Das Ziel: Effiziente Datenanalyse
Nach der Einführung von SAP im Jahre 2009 wurde nun in einem Projekt mit CIM Aachen der Grundstein für das systematische Anlegen von Datenstrukturen und das effiziente Auswerten von Daten geschaffen. Ziel war es, zukünftig schnell und flexibel Auswertungen vornehmen zu können und zwar nicht nur in Bezug auf die Artikelstruktur sondern auch hinsichtlich Technologiefolgen, Produktionsvolumina etc..

Dass SAP grundsätzlich hierzu in der Lage ist, war durchaus bekannt, es fehlte aber letztendlich der Rat eines Experten, welche Möglichkeiten der Klassifizierung es gibt und wie man sich einem solchen Thema nähert, ohne sich in eine Einbahnstraße zu manövrieren, bei der eine spätere Erweiterung der Systematik nicht mehr möglich ist.

Der Hintergrund: Klassifizierungslogik in SAP
In SAP können unterschiedliche Objekte wie Materialien, Dokumente etc. in einem Ordnungssystem klassifiziert werden. Hierzu werden den Objekten (bspw. Material) über Merkmale definierte Eigenschaften zugeordnet. Auf dieser Grundlage werden die Objekte den in SAP anzulegenden Klassen (bspw. Verkaufsartikel) zugeordnet und können so jederzeit über das Merkmal (bspw. Farbe) und dessen Ausprägung (bspw. rot) identifiziert werden. Über das Suchen nach der Merkmalsausprägung "rot" in der Klasse "Verkaufsartikel" können so quasi auf Knopfdruck alle "roten Verkaufsartikel" angezeigt werden.

Der Weg: Pragmatische Workshops
Die Grundlagen und Möglichkeiten der Klassifizierung wurden den PREFAG-Mitarbeitern in Workshops vorgestellt und das zukünftige Konzept der Datenstrukturierung gemeinsam erarbeitet. Hierbei wurden auch die DO’s und DON’Ts der Klassifizierung thematisiert, um eine erweiterbare Lösung aufzubauen, die zukünftig von PREFAG selbst gepflegt werden kann.

Das Ergebnis: Transparenz und viel weniger Aufwand

"Mit dem Wissen versprechen wir uns, SAP viel effizienter nutzen zu können. Das Expertenwissen von CIM Aachen und die Hilfe zur Selbsthilfe haben wirklich überzeugt. "

Thomas Fuchs,
PREFAG Carl Rivoir GmbH & Co. KG

Der Blick nach vorne – und von der Seite!
Eine intelligente Klassifizierung ist auch Grundlage, um mit Hilfe von Business Intelligence-( BI-)Tools einen noch detaillierteren Blick auf die Daten zu bekommen. BI-Tools analysieren die Stamm- und Bewegungsdaten nach Dimensionen wie Zeit, Organisations- oder Artikelstruktur. Ist diese Grundlage im ERP-System bereits vorhanden, wird die Übernahme in das BI-System deutlich vereinfacht. Mit unterschiedlichen Sichten auf die Daten besteht die Möglichkeit, diese noch detaillierter zu betrachten und bis auf einzelne Datensätze zu verfolgen.

erschienen in CIM Aktuell, November 2011