Praktische Reportingtools unterhalb SAP R/3

Michael Buschmann

Das ERP-System SAP R/3 bietet viele Möglichkeiten Daten auszuwerten. Doch häufig steht der Anwender vor dem Problem, dass dieses Angebot an Informationen und Kennzahlen in SAP nicht ausreicht und er noch zusätzlich Daten aus weiteren Subsystemen zur Auswertung benötigt. Mit Hilfe des SAPProgramms ABAP/QUERY und die Integration zu MS-Office lassen sich umfangreiche Auswertungen ohne Programmierkenntnisse realiseren.

"Ohne ABAP-Programmierung können wir Ihnen die Daten nicht zur Verfügung stellen." So ähnlich lautet häufig die Antwort in Beratungsprojekten, wenn die CIM GmbH für Auswertungen von bestimmten Kennzahlen (Durchlaufzeit, Produktivität,u.ä) Daten aus dem SAP-System der Kunden benötigt. Das dies auch ohne ABAP-Programmierkenntnisse geht, zeigt der folgende Erfahrungsbericht aus einem Beratungsprojekt der CIM GmbH.

Laut Aufgabestellung im Projekt sollte das Reporting für die Werksleitung des Kunden vereinfacht werden. Wichtige Kennzahlen wie z.B., Anlagenproduktivität wurden bisher mit aufwendigen Excellisten ermittelt und für die Geschäftsleitung grafisch dargestellt. Dabei wurden die benötigten Daten manuell aus SAP und weiteren Subsystemen (QS-Daten in einer Access-Datenbanken) in die Excellisten übertragen. Zusätzlich wurden viele Daten redundant zum SAP in der Access-Datenbank gepflegt. Unter der Forderung der Geschäftsleitung keine ABAP-Programme in SAP zu erstellen, musste hierzu eine einfachere Lösung gefunden werden.

Das im Projekt erarbeitete Konzept (s. Bild 1) sah vor, dass unter der Voraussetzung SAP als führendes System zu nutzen, die benötigten Daten zur einfacheren Auswertung aus SAP nach Access importiert werden. Dies hat folgende Vorteile:

  1. Die Anwender besitzen ausreichende Access-Kenntnisse zur Auswertung der Daten.
  2. Die Produktions-, Liefer- und Materialdaten aus SAP können über geeignete Schlüsselfelder mit den QS-Daten in Access verknüpft werden.
  3. Mit Access können die Daten ohne Programmierkenntnisse und wesentlich flexibler ausgewertet werden (Abfrage- Assistent, SQL)
  4. Mit der MS-Office-Integration (ODBC, MS-Query) lassen sich die Daten aus Access auomatisch nach Excel übertragen und dort grafisch darstellen.

Zur Umsetzung des Konzepts mussten im ersten Schritt die Daten aus SAP automatisch bereitgestellt werden. Hierzu wurden Abfragen in SAP mit dem Programm ABAP Query (Transaktionscode SQ00) erstellt. ABAPQuery ist ein SAP-Tool mit dem der Anwender ohne Programmierkenntnisse einfache Auswertungen erzeugen kann. Grundkenntnisse bei der Abfrage von Datenbanken, wie sie bei der Anwendung von Access benötigt werden,reichen hierzu aus. Das Anlegen eines Query erfolgt in zwei Schritten.

Zuerst wird ein Sachgebiet definiert (Transaktionscode SQ02) mit dem die Daten-Felder für die Auswertung bereitgestellt werden. Hierzu nutzt der Anwender entweder logische Datenbanken oder er greift direkt auf dieDatenbanktabellen zu. Informationen in welchen Tabellen er die benötigten Felder zur Auswertung findet, erhält er in der jeweiligen Anwendung unter der technischen Hilfe zu dem entsprechendenFeld (Aufruf mit F1).

Im zweiten Schritt wird das eigentliche Query erstellt. Hierzu bietet SAP einen benutzerfreundlichen Assistenten, der das Anlegen unterstützt. Nach dem Ausführen des Query werden die Daten in der vorher definierten Form (i.d.R. als Tabelle) angezeigt und können dann auf Knopfdruck nach Excel übertragen werden (s.Bild 2). Hiermit entfällt das manuelle Übertragen der Daten und die Datenkonsistenz wird durch einmalige Eingabe ausschliesslich in SAP sichergestellt.

Im Projekt wurden anschließend die erzeugten Excel-Tabellen in Access importiert und dort mit Hilfe von Abfragen und der Verknüpfung weiterer Daten ausgewertet. Access bietet an dieser Stelle den Vorteil mit Hilfe des Abfrage-Assistenten verschiedene Sichten d.h. Verknüpfungen mehrerer Datentabellen zu erzeugen und somit die gewünschten Kennzahlen zu generieren. Die grafische Darstellung erfolgt wiederum in Excel. Wobei hier die Daten mit Access verknüpft sind (viaODBC und MSQuery), so dass nach Aktualisieren der Access-Daten, die Charts inExcel auch automatisch aktualisiert werden.

Durch Realisierung des Konzeptes in der Praxis wurde der Aufwand zur Erstellung der Auswertungen im Unternehmen erheblich reduziert. So verringerte sich der Aufwand für das monatliche Auswerten der Anlagenproduktivität von mind.3 Manntagen auf max. 1 Stunde. Das Projekt hat gezeigt, das es einfache und effiziente Alternativen zur ABAP-Programmierung iSAP gibt.

CIM GmbH, 2001