SAP effizient einsetzen! - der Arbeitskreis

Mario Zur

Der Nutzungsgrad der IT ist in vielen Unternehmen eine zentrale Baustelle. Wie groß die hieraus resultierenden Potenziale aber tatsächlich sind, ist selten bekannt. Denn erstens finden viele aufwändige Prozesse über mehrere Abteilungen verteilt statt und zweitens ist nicht bekannt, wie das System auch effizienter genutzt werden könnte.

Aus diesem Grund hat CIM Aachen 2009 einen Arbeitskreis zum Thema "SAP effizient einsetzen!" durchgeführt. Ziel war es, den Teilnehmern eine Plattform für den Erfahrungsaustausch zu geben und den Nutzen definierter SAP-Funktionalitäten entlang der Wertschöpfungskette aufzuzeigen.

Die Herausforderung: Datenextraktion
Gestartet wurde der Arbeitskreis bei der KAUP GmbH & Co. KG in Aschaffenburg auf vielfachen Wunsch mit dem Thema 2Quick View, Queries und COOIS". Die Kernaussage dabei lautete: "Es ist kein Problem, viele Daten in SAP hineinzubekommen. Nur diese in einem gewünschten Format wieder auszulesen, ist für den Standard-User quasi unmöglich", so Jochen Gedeik von der tedrive Germany GmbH.

SAP bietet hierzu eine Vielzahl von Möglichkeiten, die auf dem Arbeitskreis vorgestellt wurden. Quick Views (Transaktionscode: SQVI) und Queries (SQ01) sind dabei die am meisten genutzten Tools, wobei organisatorische "Nebensächlichkeiten" wie Berechtigungskonzept oder das Anlegen von Benutzergruppen.

Die Aufgabe: Effizientes Auftragsmanagement
Die SAP-relevanten Themen der Auftragsabwicklung wurden in der zweiten Arbeitskreissitzung bei der Freudenberg Mektec Europa GmbH diskutiert. Hierbei wurde einerseits vorgestellt, wie ein schlanker Prozess mit kurzen Durchlauf- und Lieferzeiten mittels organisatorischer Maßnahmen, wie der Bildung eines Auftragszentrums oder der Einrichtung von Lieferserviceklassen, erreicht werden kann.

Andererseits wurde diskutiert, wie die Auftragsabwicklung durch entsprechende Einstellung der Parameter in SAP effizient unterstützt wird. Neben der konsequenten Anwendung von Lieferplänen (VA31 ff.), mit denen die wiederholte Anlage von Aufträgen vermieden wird, gehört in der kundenauftragsbezogenen Fertigung hierzu bspw. die Verwendung der Auftragsplittung zur Sicherstellung kleiner Losgrößen (Disposicht 1) sowie die konsequente Anwendung der Materialverfügbarkeitsprüfung.

"Das intelligente Anlegen von Kundenaufträgen ist neben einer effizienten Planung und Steuerung in SAP der wesentliche Erfolgsfaktor für schlanke Abwicklungsprozesse", so Jean-Marc Erieau, Leiter Supply Chain bei Freudenberg Mektec.

Die Voraussetzung: Saubere Stücklisten und Arbeitspläne
Wie effizient die Prozesse in SAP sind, hängt in erheblichem Umfang davon ab, auf welcher Datenqualität sie aufsetzen. Insbesondere Stücklisten und Arbeitspläne haben hierbei einen wesentlichen Einfluss auf die Qualität von Kalkulation und Produktionsplanung. Die Helbako GmbH, Heiligenhaus, stellte im Rahmen der dritten Arbeitskreissitzung vor, wie ein historisch gewachsener Stücklistenprozess optimiert und auf das (neue) SAP-System zugeschnitten wurde.

Insbesondere die Verwaltung der auf die elektronischen Komponenten aufgespielten Software in einem separaten System erzeugte bisher hohen Aufwand und lange Durchlaufzeiten. Durch die Verwendung von Stücklistenalternativen und einen elektronischen Freigabe-Workflow in SAP konnte dieser Prozess erheblich vereinfacht werden. "Durch Nutzung des Expertenwissens von CIM Aachen haben wir mit unserem Projekt den Stücklistenprozess optimal auf unsere Anforderungen ausgerichtet und eine jährliche Einsparung von ca. 2.000 Arbeitsstunden nachweisen können", so Dr. Klaus Thelen, Leiter der Hardware-Entwicklung bei der Helbako GmbH.

Das Finale: Produktionsplanung mit SAP
In der letzten Arbeitskreissitzung bei der Atlas Copco Energas GmbH in Köln, wurde dann diskutiert, wie der unternehmensspezifisch optimale Planungsprozess eingerichtet werden kann. Unabhängig von den Möglichkeiten in SAP sind hier die Anforderungen des Marktes, die Produktstruktur und die Art der Fertigung die zentralen Eingangsgrößen für die Prozessoptimierung. Die Verwendung von SAP-gestützten KANBAN-Regelkreisen (PKMC) oder der Plantafel für die Kapazitätsübersicht (CM01 ff.) sind dabei nur zwei Beispiele für die Entlastung der Fertigungssteuerung.

Fazit
"Viele Unternehmen lassen die Möglichkeiten, die SAP bietet, ungenutzt. Somit vergeben sie erhebliche Potenziale in Bezug auf effizienten Ressourceneinsatz", resümiert Wolfgang Euler, IT-Leiter bei der Kaup GmbH & Co. KG, Aschaffenburg.

erschienen in CIM Aktuell, April 2010